Truyền tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc khi doanh nghiệp nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa quốc tế. Nếu thực hiện sai quy trình, doanh nghiệp có thể bị chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Chính vì vậy, việc hiểu rõ truyền tờ khai hải quan, quy trình thực hiện ra sao và cách làm tờ khai hải quan đúng chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như chi phí vận hành.
Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan là một loại chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, dùng để kê khai toàn bộ thông tin liên quan đến hàng hóa với cơ quan hải quan. Đây được xem là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng kiểm tra, tính thuế và quyết định hàng hóa có đủ điều kiện thông quan hay không.
Hiểu đơn giản, khi doanh nghiệp muốn làm thủ tục hải quan nhập khẩu thì bắt buộc phải thực hiện khai báo hải quan thông qua tờ khai điện tử hoặc tờ khai giấy theo quy định hiện hành.
Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam đều sử dụng hình thức khai báo hải quan điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS thay vì khai báo thủ công như trước đây. Điều này giúp quá trình xử lý hồ sơ nhanh hơn, giảm thời gian thông quan và hạn chế sai sót dữ liệu.
Đây cũng là lý do việc truyền tờ khai hải quan điện tử hiện nay đã trở thành nghiệp vụ bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Truyền tờ khai hải quan là gì?
Hiểu một cách đơn giản, truyền tờ khai hải quan là quá trình doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo điện tử để gửi toàn bộ thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu lên hệ thống của cơ quan hải quan. Sau khi dữ liệu được gửi thành công, hệ thống sẽ tự động tiếp nhận, phân luồng và phản hồi kết quả xử lý.
Nói cách khác, truyền tờ khai chính là bước đăng ký thông tin lô hàng với cơ quan hải quan trước khi hàng được phép thông quan. Sau khi truyền dữ liệu, hệ thống sẽ cấp:
- Số tờ khai hải quan
- Kết quả phân luồng
- Trạng thái thông quan
- Thông tin thuế và lệ phí
Trước đây, nhiều doanh nghiệp phải khai báo hồ sơ giấy trực tiếp tại chi cục hải quan nên mất khá nhiều thời gian xử lý. Hiện nay, nhờ hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS, quá trình truyền tờ khai đã nhanh hơn và hạn chế đáng kể các lỗi nhập liệu.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch thường xuyên, việc truyền tờ khai nhanh và chính xác sẽ giúp hàng hóa được thông quan nhanh hơn và hạn chế chậm tiến độ kinh doanh.
Các loại luồng của tờ khai hải quan
Sau khi truyền tờ khai VNACCS, hệ thống sẽ tự động phân luồng dựa trên mức độ rủi ro của doanh nghiệp và mặt hàng.
Luồng xanh
Luồng xanh là mức phân luồng có độ rủi ro thấp nhất. Khi tờ khai được phân vào luồng xanh, doanh nghiệp gần như được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Đây là luồng mà hầu hết doanh nghiệp đều mong muốn khi truyền tờ khai hải quan vì thời gian xử lý rất nhanh, thông thường chỉ mất vài phút đến vài giờ. Nếu thuế được nộp nhanh, hàng có thể lấy trong ngày.
Hệ thống sẽ ưu tiên luồng xanh với các doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt, khai báo chính xác nhiều lần, hồ sơ minh bạch và mặt hàng ít rủi ro. Ngoài ra, các doanh nghiệp ưu tiên hoặc doanh nghiệp lớn thường có tỷ lệ luồng xanh cao hơn.
Luồng vàng
Luồng vàng là mức kiểm tra trung bình trong quá trình truyền tờ khai hải quan. Với luồng này, hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy nhưng chưa kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là luồng khá phổ biến với doanh nghiệp mới hoặc mặt hàng cần rà soát chứng từ.
Thời gian xử lý phụ thuộc độ đầy đủ của hồ sơ, tốc độ phản hồi doanh nghiệp và khối lượng công việc tại chi cục hải quan. Thông thường sẽ mất từ vài giờ đến 1 – 2 ngày. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai thông tin, thời gian có thể kéo dài hơn.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc thường bị luồng vàng do invoice (Hoá đơn) và packing list khai không đồng nhất thông tin.
Để tránh bị phân vào luồng vàng, doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng từ đầy đủ ngay từ đầu, Scan hồ sơ rõ nét, kiểm tra đồng nhất thông tin và chủ động giải trình nếu được yêu cầu.
Luồng đỏ
Luồng đỏ là mức kiểm tra nghiêm ngặt nhất trong hệ thống phân luồng hải quan. Đây cũng là luồng ảnh hưởng lớn nhất đến tiến độ thông quan hàng hóa. Khi tờ khai bị phân vào luồng đỏ, ngoài việc kiểm tra hồ sơ, hải quan còn tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
Khi bị luồng đỏ, sẽ bị kiểm tra hồ sơ giấy, kiểm tra thực tế hàng hóa, kiểm hóa và đối chiếu thực tế với khai báo. Tùy trường hợp mà hải quan có thể kiểm 5% – 10% hàng, hoặc kiểm toàn bộ container. Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp có thể bị xử lý ngay.
Để tránh luồng đỏ, doanh nghiệp nên khai báo trung thực, sử dụng HS Code chính xác. Không khai thấp giá trị hàng và chuẩn bị hồ sơ rõ ràng.
Phân luồng tờ khai hải quanXem thêm: Phí hải quan là gì? Các quy định về kê khai và phí hải quan
Cách truyền tờ khai hải quan
Bước 1: Truyền tờ khai điện tử để được cấp số và phân luồng tờ khai
Trong bước này bạn cần thực hiện các thao tác trên phần mềm.
- Đầu tiên chọn Khai trước thông tin tờ khai (IDA).
- Sau đó chọn thông tin doanh nghiệp tương ứng với chữ ký số và mật khẩu.
- Tiếp tục chọn Khai chính thức tờ khai (IDC). Sau đó chờ hệ thống trả về kết quả khai báo thành công.
- Lấy kết quả phân luồng, thông quan: Sau khi khai báo sẽ nhận được kết quả từ hệ thống để xác định hàng hóa thuộc loại luồng nào, có được thông quan hay không.
Bước 2: Khai báo danh sách container
Bước này dành cho các lô hàng xuất – nhập nguyên container, còn đối với những hàng hóa nhập lẻ thì có thể bỏ qua bước này.Trên phần mềm khai báo thực hiện như sau:
- Vào mục Kết quả xử lý tờ khai.
- Sau đó chọn Khai báo danh sách container cho tờ khai.
- Điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu từ số vận đơn, số container, số seal và chọn “GHI”.
- Tiếp chọn chọn “Khai báo” và “XNKB” và để trạng thái “Đã Duyệt”
Cách truyền tờ khai hải quan dành cho các lô hàng xuất – nhập nguyên containerBước 3: Khai báo chứng từ
Để thực hiện khai báo chứng từ người khai báo cần làm là vào mục quản lý tờ khai và thực hiện khai báo với các mặt hàng, sản phẩm cụ thể.
Một số phần mềm hỗ trợ truyền tờ khai hải quan
Hiện nay tại các chi cục hải quan Việt Nam đã sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo và truyền tờ khai báo để giúp quá trình quản lý và phân luồng được nhanh và chính xác hơn. Phần mềm đang được sử dụng hiện nay là ECUS5VNACCS.
Đây là phần mềm được thiết kế một cách chuyên biệt đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và quy trình hải quan và được thẩm định bởi tổng cục hải quan và cấp chứng nhận đạt chuẩn. Các ưu điểm nổi bật của phần mềm ECUS5VNACCS:
- Giữ lối thiết kế truyền thống giúp doanh nghiệp dễ dàng làm quen và sử dụng.
- Có đầy đủ các nghiệp vụ mở rộng như: đăng ký danh mục miễn thuế, thủ tục áp dụng chung cả hàng mậu dịch và phi mậu dịch, thủ tục đơn giản đối với hàng hóa trị giá thấp, quản lý hàng hóa tạm nhập tái xuất,…
- Các mã nghiệp vụ được tích hợp sẵn vào chương trình thuận tiện cho quá trình khai báo.
- Tự động cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách xuất nhập khẩu.
- Tích hợp hệ thống trình ký ECUSSign Pro và dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến ECUS DRIVER.
- Có chức năng hỗ trợ kê khai báo cáo quyết toán hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Hỗ trợ nhiều báo cáo quản lý nội bộ doanh nghiệp.
- Tích hợp chức năng khai báo dịch vụ công.
Một vài lỗi thường gặp khi truyền tờ khai hải quan
Trong quá trình truyền tờ khai hải quan, dù là doanh nghiệp mới hay đã xuất nhập khẩu lâu năm vẫn có thể gặp sai sót. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong khâu khai báo cũng có thể khiến tờ khai bị từ chối, phân luồng đỏ hoặc phát sinh thêm nhiều chi phí lưu kho, lưu container.
Đặc biệt, với các doanh nghiệp nhập khẩu hàng số lượng lớn hoặc hàng cần thông quan hàng hoá gấp, việc truyền sai tờ khai có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ kinh doanh và dòng tiền.
Sai mã HS Code
Đây là lỗi xảy ra nhiều nhất trong hoạt động khai báo hải quan điện tử. HS Code là mã phân loại hàng hóa quốc tế dùng để xác định:
- Thuế nhập khẩu
- Thuế VAT
- Chính sách mặt hàng
- Điều kiện kiểm tra chuyên ngành
Để hạn chế sai sót này, doanh nghiệp nên mô tả hàng hóa chi tiết, tra cứu biểu thuế mới nhất, đối chiếu catalogue và thông số kỹ thuật sản phẩm, hoặc xin trước mã HS nếu cần.
Khai sai giá trị đơn hàng
Một lỗi rất phổ biến khác khi truyền tờ khai hải quan là khai sai trị giá hàng hóa. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng khai giá thấp sẽ giúp giảm thuế nhập khẩu. Tuy nhiên hệ thống hải quan hiện nay đã có cơ sở dữ liệu giá tham chiếu rất lớn. Nếu mức giá khai báo thấp bất thường, hệ thống sẽ tự động đánh dấu rủi ro.
Khai sai tên hàng khi truyền tờ khai hải quan
Rất nhiều doanh nghiệp khi truyền tờ khai hải quan thường khai tên hàng quá sơ sài. Cách khai này rất dễ bị hải quan yêu cầu bổ sung. Hải quan sẽ kiểm tra tên hàng rất kỹ bởi tên hàng liên quan trực tiếp đến HS Code, chính sách nhập khẩu cũng như thuế suất.
Thiếu chứng từ khi truyền tờ khai
Một số mặt hàng yêu cầu hồ sơ bổ sung nhưng doanh nghiệp lại quên chuẩn bị. Ví dụ như mỹ phẩm cần công bố sản phẩm, thực phẩm cần kiểm tra an toàn thực phẩm, máy móc cần giấy phép nhập khẩu. Với các mặt hàng điện tử, việc khai sai model hoặc công suất sản phẩm rất dễ khiến hải quan yêu cầu kiểm hóa thực tế.
Cách in tờ khai hải quan đã thông quan
Sau khi hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp thường cần in tờ khai để lưu hồ sơ kế toán hoặc bổ sung chứng từ nội bộ. Để in trên ECUS5, bạn cần:
Bước 1: Đăng nhập phần mềm
Bước 2: Tìm kiếm tờ khai
Bước 3: Chọn Tờ khai đã thông quan
Bước 4: Chọn in tờ khai HQ
Bước 5: Lưu file điện tử để dễ tra cứu sau này.
Ngoài phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện cách in tờ khai hải quan đã thông quan trực tiếp trên cổng thông tin hải quan.
Truyền tờ khai hải quan là nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng cần nắm rõ. Bên cạnh đó, việc nắm rõ cách in tờ khai hải quan đã thông quan cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ hồ sơ, phục vụ kế toán và kiểm tra nội bộ.
Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, việc chủ động kiến thức hải quan sẽ là lợi thế rất lớn giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và tối ưu lợi nhuận lâu dài.
Nội dung bài viết trên đây của Hàng Quảng Châu 24h đã giúp bạn hiểu được cách truyền tờ khai hải quan chi tiết và đầy đủ nhất. Hy vọng những thông tin này là có ích và cần thiết đối với bạn muốn Order Taobao về Việt Nam.
