Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Surrendered Bill of Lading thay cho vận đơn gốc nhằm rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa quốc tế. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các tuyến vận chuyển ngắn hoặc những giao dịch đã hoàn tất thanh toán. Vậy surrendered bill of lading là gì, có ưu điểm gì và cần lưu ý những gì khi sử dụng?
Surrendered Bill of Lading là gì?
Surrendered Bill of Lading (Surrendered B/L) là hình thức vận đơn đường biển đã được người gửi hàng giao nộp lại cho hãng tàu tại cảng xuất. Sau khi vận đơn được “surrender”, người nhận hàng có thể nhận hàng tại cảng đích mà không cần xuất trình bản gốc Bill of Lading.
Một điểm cần lưu ý đối với vận đơn điện giao hàng là khi được yêu cầu làm thì người gửi hàng sẽ phải chịu thêm khoản phí telex release liên quan đến việc giải phóng hàng hóa.
Xem thêm: Xiaohongshu là gì? Hướng dẫn đăng ký tài khoản xiaohongshu
Surrendered Bill of Lading giúp người nhận hàng không cần xuất trình bản gốc
Surrendered Bill of Lading được sử dụng khá phổ biến trong vận tải đường biển nhờ tính tiện lợi và khả năng rút ngắn thời gian giao hàng. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích nổi bật, hình thức vận đơn này vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi sử dụng.
Ưu điểm Surrendered Bill of Lading
- Phù hợp với các lô hàng lớn yêu cầu việc xếp dỡ hàng hóa, đặc biệt thủ tục giấy tờ rất mất thời gian. Khi sử dụng Surrendered Bill of Lading người mua có thể nhận hàng nhanh chóng, đơn giản hơn.
- Hạn chế và giảm tối thiểu được chi phí lưu kho, bãi tại cảng khi bên mua chưa nhận được chứng từ gốc để nhận hàng.
- Việc vận chuyển chứng từ giấy quốc tế luôn tiềm ẩn nguy cơ thất lạc hoặc giao chậm. Surrendered B/L giúp hạn chế tình trạng mất vận đơn gây ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng.
- Việc giao hàng nhanh cũng hỗ trợ duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa bên mua và bên bán để tiếp tục hợp tác và giao dịch lâu dài.
Surrendered Bill of Lading giúp giảm chi phí lưu kho
Nhược điểm Surrendered Bill of Lading
- Sau khi surrender vận đơn, hãng tàu có thể giao hàng cho consignee mà không cần vận đơn gốc. Điều này khiến shipper khó kiểm soát hàng hóa nếu phát sinh tranh chấp thanh toán. Vì vậy, hình thức này thường chỉ phù hợp với đối tác tin cậy.
- Sử dụng Surrendered Bill of Lading sẽ tốn chi phí hơn so với cách vận chuyển giao nhận hàng hóa thông thường.
Sử dụng Surrendered Bill of Lading khi nào?
Surrendered Bill of Lading thường được sử dụng trong những trường hợp cần rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa hoặc khi người mua và người bán đã có sự tin tưởng nhất định trong giao dịch. Việc sử dụng hình thức vận đơn này giúp rút ngắn thời gian nhận hàng và hạn chế các thủ tục gửi chứng từ gốc quốc tế.
Dưới đây là những trường hợp phổ biến doanh nghiệp nên sử dụng Surrendered Bill:
- Khi người xuất khẩu không kịp gửi vận đơn gốc: Trong nhiều trường hợp, shipper chuẩn bị chứng từ chậm hoặc thời gian vận chuyển hàng hóa quá ngắn khiến vận đơn gốc không thể gửi kịp cho người nhận. Lúc này, hai bên có thể thỏa thuận chuyển sang sử dụng surrendered bill để consignee nhận hàng nhanh hơn.
- Khi người nhập khẩu yêu cầu sử dụng surrendered bill ngay từ đầu: Một số consignee muốn tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình nhận hàng nên sẽ yêu cầu hãng tàu phát hành surrendered B/L ngay từ khi booking. Khi đó, hãng tàu sẽ thực hiện thủ tục surrender và thu thêm phí dịch vụ theo quy định.
- Khi cần giải phóng hàng gấp tại cảng đích: Nếu doanh nghiệp cần lấy hàng nhanh để kịp tiến độ sản xuất hoặc giao cho khách, surrendered bill sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý chứng từ so với Original Bill of Lading.
- Khi giao dịch yêu cầu tính linh hoạt cao: Trong các lô hàng cần xử lý nhanh hoặc thay đổi linh hoạt về thời gian nhận hàng, surrendered bill giúp đơn giản hóa thủ tục vì không cần chờ vận đơn gốc chuyển phát quốc tế.
- Khi hàng hóa có giá trị không quá lớn: Đối với các lô hàng nhỏ hoặc giá trị thấp, doanh nghiệp thường ưu tiên surrendered B/L để tiết kiệm chi phí gửi chứng từ và giảm các thủ tục không cần thiết.
- Khi hai bên đã có quan hệ hợp tác lâu dài: Surrendered Bill thường phù hợp với các đối tác quen thuộc, có độ tin cậy cao và đã giao dịch nhiều lần. Điều này giúp quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
- Khi thanh toán đã hoàn tất hoặc không sử dụng LC: Nếu người mua đã thanh toán đầy đủ hoặc hai bên giao dịch bằng hình thức T/T thay vì thư tín dụng (LC), việc sử dụng surrendered B/L sẽ tiện lợi hơn do không cần xuất trình vận đơn gốc qua ngân hàng.
Tuy nhiên, trước khi sử dụng surrendered bill, doanh nghiệp vẫn cần cân nhắc kỹ mức độ an toàn của giao dịch và độ uy tín của đối tác để hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế.
Quy trình làm Surrendered Bill of Lading
Đối với những người muốn sử dụng vận đơn Surrendered B/L cần phải thực hiện theo một quy trình nhất định. Các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Shipper hoặc Forwarder gửi yêu cầu Surrender
Quy trình bắt đầu khi shipper hoặc forwarder gửi yêu cầu cho hãng tàu đề nghị chuyển vận đơn gốc sang hình thức surrendered bill. Việc yêu cầu có thể được thực hiện trước khi tàu khởi hành hoặc sau khi hàng đã lên tàu tùy theo thỏa thuận giữa các bên.
Thông thường, surrendered bill sẽ được sử dụng khi hai bên đã thống nhất phương thức thanh toán hoặc cần giao hàng nhanh để tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ.
Cần gửi yêu cầu surrendered bill trước khi tàu khởi hành
Bước 2: Hãng tàu kiểm tra thông tin lô hàng
Sau khi nhận được yêu cầu surrender, hãng tàu sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ thông tin liên quan đến lô hàng như shipper, consignee, số container, điều kiện giao hàng và tình trạng thanh toán cước phí.
Bước này giúp đảm bảo tất cả thông tin trên vận đơn đều chính xác và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa tại cảng đích.
Bước 3: Thu hồi vận đơn gốc và thực hiện Surrendered
Để hoàn tất thủ tục surrender bill, shipper cần giao nộp lại đầy đủ các bản Original Bill of Lading cho hãng tàu. Sau khi xác nhận đã thu hồi vận đơn gốc, hãng tàu sẽ cập nhật trạng thái “Surrendered” trên hệ thống.
Kể từ thời điểm này, vận đơn gốc sẽ không còn giá trị dùng để nhận hàng và consignee có thể lấy hàng mà không cần xuất trình bản gốc tại cảng đến.
Bước 4: Thanh toán phí telex release
Trong quá trình thực hiện surrendered bill, hãng tàu thường sẽ thu thêm khoản phí gọi là Telex Release Fee hoặc phí surrender bill. Đây là khoản phí dùng để xử lý và truyền thông tin điện tử giữa cảng xuất và cảng nhập.
Mức phí sẽ tùy thuộc vào từng hãng tàu hoặc tuyến vận chuyển. Sau khi hoàn tất thanh toán phí này, hãng tàu mới tiến hành xác nhận surrendered bill chính thức.
Vận đơn Surrendered Bill of Lading cần thanh toán phí telex released
Bước 5: Xác nhận thông tin người nhận hàng
Trước khi phát hành surrendered bill, hãng tàu sẽ xác minh lại thông tin consignee nhằm đảm bảo hàng hóa được giao đúng người nhận theo chỉ định trên vận đơn.
Việc kiểm tra này giúp hạn chế các rủi ro như giao nhầm hàng, sai thông tin nhận hàng hoặc phát sinh tranh chấp trong quá trình nhận container tại cảng đích.
Bước 6: Gửi xác nhận Surrender Bill cho Consignee
Sau khi hoàn tất thủ tục surrender, shipper hoặc forwarder sẽ gửi bản scan vận đơn cùng xác nhận surrender cho consignee để phục vụ quá trình nhận hàng.
Trong nhiều trường hợp, forwarder hoặc đại lý hãng tàu sẽ đóng vai trò trung gian hỗ trợ trao đổi thông tin giữa các bên nhằm đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
Bước 7: Consignee làm thủ tục nhận hàng
Khi hàng cập cảng đích, consignee không cần xuất trình Original Bill of Lading như quy trình truyền thống. Thay vào đó, người nhận chỉ cần cung cấp Delivery Order (D/O), giấy giới thiệu và các chứng từ liên quan theo yêu cầu của hãng tàu. Sau khi hoàn tất thủ tục, hãng tàu hoặc đại lý sẽ tiến hành giao hàng cho consignee.
Các bước trong quy trình là cố định và không thể thay đổi nếu người sử dụng vận đơn không nộp phí thì chắc chắn không thể lấy được chứng từ.
Thực tế hiện nay rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án này để đảm bảo hàng hóa được giao đến người mua một cách nhanh chóng và không phát sinh phụ phí. Bởi thực tế trong trường hợp bill gốc không kịp gửi đến trước hàng hóa thì chi phí kho bãi còn lớn hơn rất nhiều so với phí làm vận đơn.
Consignee làm thủ tục nhận hàng không cần xuất trình Original Bill of Lading
Lưu ý khi sử dụng Surrendered Bill of Lading
Có thể thấy rằng Surrendered Bill of Lading là một trong những vận đơn mang lại nhiều lợi ích cho shipper và consignee nhưng khi sử dụng vận đơn này cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề như sau:
- Khi sử dụng vận đơn Surrendered sẽ không được thanh toán L/C đây là một phương thức thanh toán tín dụng chứng từ an toàn cho cả người mua và người bán được ngân hàng cam kết. Nhưng chúng không được áp dụng trong trường hợp này do đó người bán cần phải thu tiền trước khi gửi hàng để tránh tối đa rủi ro khi người mua không nhận hàng hoặc từ chối thanh toán.
- Chi phí bill Surrendered cao hơn so với phát hành bill gốc.
- Bill không có giá trị chuyển nhượng.
- Shipper khi gửi bill hãy chắc chắn hàng hóa đã được thanh toán hoặc biết được mối quan hệ giữa bên giao và bên nhận đặc biệt tin tưởng.
Nội dung bài viết trên đây đã giới thiệu chi tiết vận đơn surrendered Bill of Lading là gì? cũng như quy trình làm vận đơn. Hy vọng rằng những thông tin này của hangquangchau24h.vn sẽ trở nên hữu ích giúp bạn có thêm kiến thức về ngành thương mại quốc tế đặc biệt là vận tải biển, hỗ trợ phần nào cho công việc vận chuyển hàng Trung Quốc của bạn.
